4.4.1. Xem trước khi in (Print Preview)
| Cách thực hiện | Thao tác |
|---|---|
| Cách 1 | Trên Navigation Pane, chuột phải vào Report → chọn Print Preview |
| Cách 2 | Mở Report → tab File → Print → Print Preview |
| Cách 3 | Mở Report ở chế độ Design/Layout → tab Design → nhóm Views → Print Preview |
Các chức năng trong Print Preview:
| Biểu tượng | Chức năng | Ý nghĩa |
|---|---|---|
[1:1] | Zoom | Phóng to/thu nhỏ |
[📄] | Two Pages / More Pages | Xem nhiều trang cùng lúc |
[🔍] | Zoom | Phóng to/thu nhỏ |
[📏] | Page Setup | Thiết lập trang in |
[🖨️] | In báo cáo | |
[📥] | Export | Xuất ra file PDF/Word/Excel |
4.4.2. Định dạng trang (Page Setup)
| Bước | Thao tác | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Trong Print Preview, chọn Page Setup | Hoặc tab Page Setup trên Ribbon |
| 2 | Chọn tab Print Options | |
| – Margins: Đặt lề (Top, Bottom, Left, Right) | ||
| – Print Data Only: In dữ liệu (không in khung) | ||
| 3 | Chọn tab Page | |
| – Orientation: Portrait (dọc) / Landscape (ngang) | ||
| – Paper size: Khổ giấy (A4, Letter…) | ||
| – Printer: Chọn máy in | ||
| 4 | Chọn tab Columns | |
| – Number of Columns: Số cột (in báo cáo dạng cột) | ||
| – Column Size: Kích thước cột | ||
| 5 | Nhấn OK |
4.4.3. In Report
| Cách thực hiện | Thao tác |
|---|---|
| Cách 1 | Mở Report → Ctrl + P |
| Cách 2 | Mở Report → tab File → Print → Print |
| Cách 3 | Navigation Pane → chuột phải Report → Print |
Hộp thoại Print:
| Mục | Ý nghĩa |
|---|---|
| Printer | Chọn máy in, thiết lập máy in |
| Print Range | All: In tất cả; Pages: In theo số trang; Selected Record(s): In bản ghi đã chọn |
| Copies | Số bản in |
4.4.4. Đánh số trang
Access cung cấp 2 hàm đánh số trang:
| Hàm | Ý nghĩa | Ví dụ |
|---|---|---|
| Page | Số trang hiện tại | 1, 2, 3,… |
| Pages | Tổng số trang | 5, 10,… |
Cách thêm số trang:
| Bước | Thao tác | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Mở Report ở chế độ Design View | |
| 2 | Chọn vùng Page Footer | Đánh số trang thường đặt ở cuối trang |
| 3 | Chọn công cụ Text Box | |
| 4 | Kéo thả vào vùng Page Footer | |
| 5 | Tại thuộc tính Control Source, nhập công thức | |
| 6 | Định dạng font chữ, căn lề nếu cần |
Công thức đánh số trang thông dụng:
| Công thức | Kết quả hiển thị |
|---|---|
= [Page] | 1, 2, 3,… |
= "Trang " & [Page] | Trang 1, Trang 2,… |
= "Trang " & [Page] & "/" & [Pages] | Trang 1/5, Trang 2/5,… |
= "Page " & [Page] & " of " & [Pages] | Page 1 of 5, Page 2 of 5,… |
4.4.5. Xuất Report ra file
| Bước | Thao tác | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Mở Report ở chế độ Print Preview | |
| 2 | Chọn Data → Export | Hoặc tab External Data |
| 3 | Chọn định dạng xuất: PDF, Word, Excel, Text File | |
| 4 | Chọn thư mục lưu và đặt tên file | |
| 5 | Nhấn Save |