4.1.1. Report là gì?
Report (báo cáo) là một đối tượng trong Access được thiết kế để:
Kết xuất dữ liệu từ bảng hoặc truy vấn dưới dạng báo cáo, biểu mẫu in ấn
Trình bày dữ liệu một cách chuyên nghiệp, có bố cục rõ ràng
Tổng hợp và phân nhóm dữ liệu theo nhiều cấp độ
In ấn dữ liệu ra giấy hoặc xuất ra file (PDF, Word, Excel)
4.1.2. Sự khác biệt giữa Report và Form
| Tiêu chí | Form | Report |
|---|---|---|
| Mục đích | Nhập và hiển thị dữ liệu | In ấn và kết xuất dữ liệu |
| Tương tác | Cho phép nhập/sửa dữ liệu | Chỉ xem, không sửa được |
| Bố cục | Thân thiện với màn hình | Tối ưu cho in ấn (khổ giấy) |
| Phân nhóm | Hạn chế | Mạnh mẽ, nhiều cấp độ |
| Tính toán | Có thể tính toán | Tính toán và tổng hợp mạnh |
4.1.3. Các chế độ xem Report
Access cung cấp 4 chế độ xem Report:
| Chế độ | Công dụng | Biểu tượng |
|---|---|---|
| Report View | Xem báo cáo dạng hiển thị liên tục, có thể tương tác | |
| Print Preview | Xem trước khi in, phóng to/thu nhỏ, xem bố cục trang | |
| Layout View | Vừa xem dữ liệu vừa chỉnh sửa bố cục | |
| Design View | Thiết kế cấu trúc Report, thêm control, sửa thuộc tính |
4.1.4. Các vùng trên Report
Khi ở chế độ Design View, Report được chia thành các vùng (sections):
| Vùng | Ý nghĩa | Nội dung thường chứa | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Report Header | Đầu báo cáo (in 1 lần duy nhất) | Tiêu đề báo cáo, logo, ngày tháng, hình ảnh | Không bắt buộc |
| Page Header | Đầu mỗi trang | Tiêu đề cột, tiêu đề trang | In trên tất cả trang |
| Group Header | Đầu mỗi nhóm (khi phân nhóm) | Tên nhóm, tiêu đề nhóm | Phát sinh khi phân nhóm |
| Detail | Vùng chi tiết (in cho mỗi bản ghi) | Dữ liệu của từng bản ghi | Luôn có |
| Group Footer | Cuối mỗi nhóm (khi phân nhóm) | Tổng kết nhóm, trung bình nhóm | Phát sinh khi phân nhóm |
| Page Footer | Cuối mỗi trang | Số trang, thông tin trang | In trên tất cả trang |
| Report Footer | Cuối báo cáo (in 1 lần duy nhất) | Tổng kết chung, chữ ký | Không bắt buộc |
1.5. Sơ đồ các vùng trên Report
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ REPORT HEADER (1 lần) │ │ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ [Logo] BÁO CÁO NHÂN VIÊN [Ngày] │ │ │ └─────────────────────────────────────────────────────────┘ │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ PAGE HEADER (mỗi trang) │ │ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ Mã NV │ Họ và tên │ Phòng ban │ Chức vụ │ Lương │ │ │ └─────────────────────────────────────────────────────────┘ │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ GROUP HEADER (mỗi nhóm) │ │ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ Phòng ban: Ban Giám đốc │ │ │ └─────────────────────────────────────────────────────────┘ │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ DETAIL (mỗi bản ghi) │ │ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ A01 │ Nguyễn Văn An │ BGĐ │ Giám đốc │ 15,000,000 │ │ │ └─────────────────────────────────────────────────────────┘ │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ GROUP FOOTER (cuối mỗi nhóm) │ │ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ Tổng số nhân viên: 3 │ │ │ └─────────────────────────────────────────────────────────┘ │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ PAGE FOOTER (mỗi trang) │ │ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ Trang 1 / 5 │ │ │ └─────────────────────────────────────────────────────────┘ │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ REPORT FOOTER (1 lần) │ │ ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ Tổng số nhân viên: 25 │ │ │ │ GIÁM ĐỐC │ │ │ └─────────────────────────────────────────────────────────┘ │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────┘