BÀI 3: XỬ LÝ SỰ CỐ PHẦN MỀM VĂN PHÒNG

Tháng Một 9, 2026
 |  Không có bình luận

3.1. Sự cố Font chữ và Bộ gõ Tiếng Việt

  • Bản chất vấn đề: Tiếng Việt trên máy tính có 2 chuẩn phổ biến:

    • Chuẩn cũ (TCVN3/ABC): Dùng cho các font có dấu chấm ở đầu (VD: .VnTime, .VnArial). Phổ biến ở miền Bắc trước năm 2010.

    • Chuẩn quốc tế (Unicode): Dùng cho các font hiện đại (VD: Times New Roman, Arial, Tahoma).

  • Nguyên nhân lỗi: “Râu ông nọ cắm cằm bà kia”. Bạn chọn bảng mã là Unicode nhưng lại áp dụng font .VnTime, hoặc ngược lại.

  • Công cụ cứu hộ – Unikey Toolkit:

    • Đây là công cụ cực mạnh tích hợp sẵn trong Unikey (Bấm Ctrl + Shift + F6).

    • Chức năng: Nó giúp “dịch” một đoạn văn bản từ ngôn ngữ cũ (TCVN3) sang ngôn ngữ mới (Unicode) mà không cần bạn phải gõ lại từ đầu.

3.2. Các sự cố thường gặp trong Microsoft Word

  • Lỗi gạch chân đỏ chi chít dưới chữ:

    • Giải thích: Đây không phải lỗi. Đây là tính năng “Kiểm tra chính tả” (Check Spelling). Mặc định Word dùng từ điển Tiếng Anh để so sánh. Khi bạn gõ “Cộng hòa xã hội…”, Word thấy không giống Tiếng Anh nên gạch chân cảnh báo.

    • Khắc phục: Vào File > Options > Proofing > Bỏ chọn mục Check spelling as you type.

  • Lỗi nhảy chữ (Dấu cách xa):

    • Giải thích: Do tính năng tự động căn chỉnh khoảng cách thông minh của Word xung đột với bộ gõ.

    • Khắc phục: Vào File > Options > Advanced > Mục Cut, copy, paste > Chọn Settings > Bỏ chọn Adjust sentence and word spacing automatically.

  • Lỗi mất thanh thước kẻ (Ruler):

    • Tác dụng: Không có thước kẻ, bạn không thể căn lề (Tab) chuẩn xác.

    • Khắc phục: Vào thẻ View > Tích chọn ô Ruler.

3.3. Giải mã các lỗi trong Excel

Máy tính rất thẳng thắn, sai ở đâu nó sẽ báo mã ở đó. Kỹ thuật viên cần “đọc vị” được các mã này:

  • ##### (Thăng thăng thăng):

    • Ý nghĩa: “Ô này chật quá, tôi không hiển thị hết số được”.

    • Xử lý: Kéo rộng cột ra.

  • #DIV/0! (Divide by 0):

    • Ý nghĩa: Lỗi toán học “Chia cho 0”. Thường do ô mẫu số bị để trống hoặc bằng 0.

    • Xử lý: Kiểm tra lại công thức hoặc dữ liệu đầu vào.

  • #VALUE! (Sai giá trị):

    • Ý nghĩa: “Bạn đang bắt tôi làm việc vô lý”. Ví dụ: Lấy ô chứa chữ “Năm” cộng với ô chứa số “5”.

    • Xử lý: Kiểm tra xem có ô nào bị nhập nhầm từ số sang chữ không.

  • #NAME? (Sai tên):

    • Ý nghĩa: “Tôi không biết hàm này”. Ví dụ: Gõ sai hàm VLOOKUP thành VLOKUP.

3.4. Sự cố In ấn (Cơ chế Print Spooler)

  • Cơ chế hoạt động: Khi bạn bấm In, lệnh in không chạy thẳng ra máy in (vì máy in xử lý chậm). Lệnh in sẽ đi vào một “Phòng chờ” gọi là Print Spooler. Tại đây, các lệnh xếp hàng lần lượt đi ra máy in.

  • Sự cố “Kẹt lệnh”: Một file bị lỗi (quá nặng, file hỏng) nằm kẹt cứng ở cửa ra của “Phòng chờ”. Kết quả là các lệnh in phía sau (dù không lỗi) cũng bị chặn lại luôn.

  • Giải pháp: Phải “khởi động lại” người quản lý phòng chờ và “dọn sạch” các lệnh đang tắc.

3. Bài tập thực hành (3 giờ)

Bài tập 3.1: Thực hiện các câu sau:

1. Tải và cài đặt phần mềm

a. Cài đặt Microsoft Office 2016

  • Bước 1: Tải bộ cài đặt (file ISO hoặc exe) từ nguồn uy tín hoặc trang chủ Microsoft.

  • Bước 2: Nhấn đúp vào file Setup.exe.

  • Bước 3: Chọn Install Now (Cài tất cả) hoặc Customize (Chỉ cài Word, Excel, PowerPoint để nhẹ máy).

  • Bước 4: Chờ quá trình chạy xong (khoảng 10-15 phút) -> Nhấn Close.

b. Cài đặt OpenOffice

  • Bước 1: Truy cập trang chủ: https://www.openoffice.org/download/.

  • Bước 2: Nhấn Download full installation.

  • Bước 3: Chạy file vừa tải về -> Nhấn Next liên tục -> Install -> Finish.

  • Lưu ý: OpenOffice là phần mềm mã nguồn mở miễn phí, dùng để thay thế Office nếu không có bản quyền.

2. Tùy biến thanh Ribbon (Thanh công cụ)

Mục đích: Tạo ra một tab công cụ riêng chứa các lệnh hay dùng.

  • Bước 1: Mở Word (hoặc Excel/PowerPoint).

  • Bước 2: Nhấn chuột phải vào vùng trống bất kỳ trên thanh menu (Ribbon) -> Chọn Customize the Ribbon…

  • Bước 3: Ở cột bên phải (Main Tabs), nhấn nút New Tab.

  • Bước 4: Nhấn nút Rename để đổi tên Tab mới (Ví dụ: “Cong Cu Cua Toi”).

  • Bước 5: Ở cột bên trái (Choose commands from), chọn các lệnh bạn thích (Ví dụ: Copy, Paste, Print) -> Nhấn nút Add >> để thêm vào Tab mới tạo.

  • Bước 6: Nhấn OK. Ra ngoài màn hình sẽ thấy Tab mới xuất hiện.

3. Tuỳ chỉnh vị trí lưu file mặc định

Mục đích: Tránh việc lưu nhầm vào ổ C hoặc OneDrive, giúp dữ liệu an toàn khi cài lại Win.

  • Bước 1: Vào menu File -> Chọn Options.

  • Bước 2: Chọn thẻ Save ở danh sách bên trái.

  • Bước 3: Tích vào ô Save to Computer by default (Lưu vào máy tính theo mặc định).

  • Bước 4: Tại dòng Default local file location, nhấn nút Browse…

  • Bước 5: Chọn ổ đĩa D hoặc thư mục bạn muốn lưu (Ví dụ: D:\Tai_Lieu) -> Nhấn OK.

  • Bước 6: Nhấn OK để lưu thiết lập.

4. Thay đổi thiết lập mặc định của Excel

Ví dụ: Thay đổi phông chữ, cỡ chữ và số lượng Sheet khi mở file mới.

  • Bước 1: Mở Excel -> Vào File -> Options.

  • Bước 2: Tại thẻ General (Chung), tìm mục When creating new workbooks:

    • Use this as the default font: Đổi thành Times New Roman (hoặc Arial).

    • Font size: Đổi thành 12 hoặc 13.

    • Include this many sheets: Đổi thành 3 (Mặc định Excel mới chỉ có 1 sheet).

  • Bước 3: Nhấn OK. Khởi động lại Excel để thấy thay đổi.

5. Tùy chỉnh thiết lập mặc định của PowerPoint

Ví dụ: Tăng số lần Undo (Quay lại thao tác trước) để sửa sai dễ hơn.

  • Bước 1: Mở PowerPoint -> Vào File -> Options.

  • Bước 2: Chọn thẻ Advanced.

  • Bước 3: Tại mục Editing options, tìm dòng Maximum number of undos.

  • Bước 4: Sửa số 20 thành 50 hoặc 100 (Tối đa 150).

  • Bước 5: Nhấn OK.

6. Thay đổi thiết lập mặc định của Word

Ví dụ: Tắt tính năng kiểm tra chính tả (Gạch đỏ dưới chân chữ).

  • Bước 1: Mở Word -> Vào File -> Options.

  • Bước 2: Chọn thẻ Proofing.

  • Bước 3: Kéo xuống mục When correcting spelling and grammar in Word.

  • Bước 4: Bỏ dấu tích ở các ô:

    • Check spelling as you type (Kiểm tra chính tả khi gõ).

    • Mark grammar errors as you type (Kiểm tra ngữ pháp).

  • Bước 5: Nhấn OK.

7. Cài đặt ngôn ngữ Tiếng Việt cho Office 2016

  • Bước 1: Vào File -> Options -> Language.

  • Bước 2: Tại mục Office authoring languages and proofing, nhấn nút Add a Language…

  • Bước 3: Tìm chọn Vietnamese (Tiếng Việt) -> Nhấn Install. (Máy cần có mạng Internet).

  • Bước 4: Sau khi cài xong, tại mục Office display language, chọn Vietnamese -> Nhấn nút Set as Preferred (Đặt làm ưu tiên).

  • Bước 5: Nhấn OK và khởi động lại Word để giao diện chuyển sang Tiếng Việt.

8. Kích hoạt Theme màu tối (Dark Mode) trên Office 2016

Mục đích: Giúp đỡ mỏi mắt khi làm việc ban đêm.

  • Bước 1: Vào File -> Options.

  • Bước 2: Tại thẻ General, tìm mục Personalize your copy of Microsoft Office.

  • Bước 3: Tại dòng Office Theme, đổi từ Colorful sang:

    • Dark Gray: Xám đậm.

    • Black: Màu đen (Chế độ tối hoàn toàn).

    • White: Màu trắng.

  • Bước 4: Nhấn OK.

9. Thiết lập định dạng file lưu mặc định sang phiên bản cũ

Mục đích: Để gửi file cho những người dùng máy tính cũ (Office 2003) vẫn mở được.

  • Bước 1: Vào File -> Options -> Save.

  • Bước 2: Tại dòng Save files in this format:

    • Word: Đổi từ Word Document (*.docx) thành Word 97-2003 Document (*.doc).

    • Excel: Đổi từ Excel Workbook (*.xlsx) thành Excel 97-2003 Workbook (*.xls).

    • PowerPoint: Đổi từ PowerPoint Presentation (*.pptx) thành PowerPoint 97-2003 Presentation (*.ppt).

  • Bước 3: Nhấn OK.

  • Lưu ý: Khi lưu dạng cũ, một số tính năng đồ họa đẹp của Office 2016 sẽ bị mất hoặc biến dạng.

4. Câu hỏi ôn tập

  • Câu hỏi: Tại sao khi copy văn bản từ Website dán vào Word thường bị lỗi font nền (background) hoặc định dạng lộn xộn? Cách xử lý nhanh nhất là gì?

    • Trả lời: Do Website dùng định dạng HTML/CSS khác với Word. Cách xử lý: Khi dán, chuột phải chọn biểu tượng chữ A (Keep Text Only) để chỉ lấy nội dung chữ, loại bỏ mọi định dạng web.

  • Câu hỏi: Dịch vụ Print Spooler nếu bị tắt (Disable) thì máy tính còn in được không?

    • Trả lời: Không. Máy tính sẽ báo lỗi “No printers installed” (Không tìm thấy máy in) vì dịch vụ trung gian đã ngừng hoạt động.

  • Câu hỏi: Bảng mã TCVN3 (ABC) thường đi kèm với những Font chữ nào?

    • Trả lời: Đi kèm với các font có dấu chấm ở đầu tên. Ví dụ: .VnTime, .VnTimeH, .VnArial.