BÀI 5: XỬ LÝ SỰ CỐ EMAIL

Tháng Một 9, 2026
 |  Không có bình luận

5.1. Giải phẫu hệ thống Email (Giao thức)

Để sửa được lỗi, ta phải biết thư đi đường nào. Email hoạt động dựa trên 2 luồng riêng biệt: Gửi đi và Nhận về.

  • a. Giao thức Gửi thư (SMTP – Simple Mail Transfer Protocol)

    • Vai trò: Giống như bưu tá đến lấy thư đi.

    • Cổng (Port) quan trọng:

      • Port 25: Cổng cổ điển, không mã hóa. Hiện nay các nhà mạng (ISP) thường chặn cổng này để chống Spam.

      • Port 465 / 587 (SSL/TLS): Cổng bảo mật chuẩn hiện nay. Nếu cài đặt sai cổng này, thư sẽ nằm mãi ở Hộp thư đi (Outbox).

  • b. Giao thức Nhận thư (POP3 vs IMAP) – Cần phân biệt kỹ

    • POP3 (Post Office Protocol version 3):

      • Cơ chế: Tải thư từ Server về máy tính rồi CẮT (xóa) bản gốc trên Server (trừ khi có cấu hình giữ lại).

      • Ưu điểm: Đọc offline tốt, tiết kiệm dung lượng Server.

      • Rủi ro: Nếu cài trên điện thoại mà dùng POP3, nó tải về điện thoại xong xóa trên Server-> Về mở máy tính lên sẽ thấy Hộp thư đến trống trơn.

    • IMAP (Internet Message Access Protocol):

      • Cơ chế: ĐỒNG BỘ hình ảnh phản chiếu. Thao tác trên máy tính thế nào, Server y hệt vậy.

      • Ưu điểm: Dùng được trên nhiều thiết bị (PC, Laptop, Mobile). Đây là chuẩn phổ biến nhất hiện nay.

5.2. Các sự cố Đăng nhập và Cấu hình (Authentication)

  • a. Lỗi “Sai mật khẩu” dù đã gõ đúng (Vấn đề App Password)

    • Hiện tượng: Bạn nhập đúng tài khoản và mật khẩu Gmail/Yahoo, nhưng Outlook cứ hiện bảng bắt nhập lại liên tục.

    • Phân tích: Các ông lớn (Google, Microsoft) hiện nay dùng bảo mật 2 lớp (2FA). Các ứng dụng bên thứ 3 như Outlook đời cũ không hỗ trợ cơ chế xác thực web hiện đại.

    • Giải pháp: Không dùng mật khẩu đăng nhập thông thường. Phải vào trang quản lý tài khoản trên Web -> Tạo “Mật khẩu ứng dụng” (App Password) -> Dùng chuỗi ký tự đó dán vào Outlook.

  • b. Lỗi không kết nối được máy chủ (Connection Error)

    • Phân tích: Thường do sai tên máy chủ (Server Name) hoặc bị Tường lửa chặn.

    • Ví dụ: Gmail dùng smtp.gmail.com nhưng Yahoo dùng smtp.mail.yahoo.com. Gõ sai một chữ cái cũng gây lỗi.

5.3. Sự cố Gửi/Nhận và Dữ liệu

  • a. Gửi được nhưng không nhận được

    • Nguyên nhân:

      • Dung lượng hòm thư bị đầy (Quota Exceeded).

      • Cấu hình sai POP3/IMAP.

      • Thư bị bộ lọc Spam chặn lại.

  • b. Nhận được nhưng không gửi được (Kẹt ở Outbox)

    • Nguyên nhân cốt lõi: Sai cấu hình SMTP.

    • Phân tích: Nhiều mạng Wifi văn phòng chặn Port 25.

    • Xử lý: Chuyển cấu hình SMTP sang Port 587 (TLS) hoặc 465 (SSL).

  • c. Sự cố dữ liệu (File PST bị hỏng)

    • Hiện tượng: Mở Outlook báo lỗi “File …outlook.pst is not a personal folders file”.

    • Nguyên nhân: Tắt máy đột ngột khi Outlook đang ghi dữ liệu, hoặc file quá lớn (trên 50GB).

    • Công cụ cứu hộ: Sử dụng ScanPST.exe (Công cụ Inbox Repair Tool có sẵn trong thư mục cài đặt Office) để vá lỗi file data.

5.4. Khắc phục sự cố thường gặp (Troubleshooting Common Issues)

Ngoài các lỗi về kết nối và cấu hình đã học ở trên, người dùng Outlook/Thunderbird thường gặp các vấn đề phiền toái liên quan đến file đính kèm, tìm kiếm và dung lượng.

5.4.1. Sự cố Tìm kiếm (Outlook Search Broken)

  • Hiện tượng: Bạn gõ từ khóa vào ô tìm kiếm (Search box), dù chắc chắn mail đó có tồn tại nhưng Outlook vẫn báo “No matches found” hoặc “Search results may be incomplete”.

  • Phân tích chuyên sâu (Cơ chế Indexing):

    • Outlook không tìm kiếm trực tiếp trên từng file (vì quá chậm). Thay vào đó, nó xây dựng một cuốn “Mục lục” (Index) chạy ngầm bên dưới.

    • Khi file dữ liệu .pst quá lớn hoặc bị lỗi, cuốn “Mục lục” này bị hỏng (corrupted). Khi bạn gõ từ khóa, Outlook tra cứu vào mục lục hỏng nên không ra kết quả.

  • Quy trình xử lý (Rebuild Index):

    1. Vào Control Panel -> Chọn chế độ xem Large Icons -> Tìm mục Indexing Options.

    2. Bấm nút Advanced.

    3. Tại phần Troubleshooting, bấm nút Rebuild.

    4. Lưu ý: Quá trình này có thể mất vài giờ tùy lượng email. Máy sẽ chạy lại mục lục từ đầu.

5.4.2. Sự cố File đính kèm (Attachments)

a. Lỗi vượt quá dung lượng (File too large)

  • Hiện tượng: Gửi mail đính kèm file video hoặc file thiết kế nặng khoảng 50MB, bấm gửi thì bị báo lỗi ngay lập tức.

  • Phân tích: Giao thức SMTP không được thiết kế để tải file nặng. Hầu hết các máy chủ mail (Gmail, Yahoo, Company Mail) đều giới hạn dung lượng đính kèm tối đa là 20MB – 25MB. Điều này để tránh tắc nghẽn băng thông server.

  • Giải pháp:

    • Nén file (.zip, .rar) để giảm dung lượng.

    • Sử dụng Cloud (Google Drive, OneDrive): Tải file lên đó rồi chỉ gửi đường link chia sẻ trong mail (Cách chuyên nghiệp nhất).

b. Lỗi file bị chặn (Blocked Extensions)

  • Hiện tượng: Bạn gửi file cài đặt (.exe) hoặc file script (.bat, .js), người nhận không thấy file đâu, hoặc Outlook hiện cảnh báo “Outlook blocked access to the following potentially unsafe attachments”.

  • Phân tích: Đây là cơ chế bảo mật để chống virus. File .exe là con đường lây lan mã độc nhanh nhất nên mặc định bị chặn.

  • Giải pháp:

    • Nén file lại thành .zip hoặc .rar có đặt mật khẩu.

    • Đổi đuôi file (Mẹo): Đổi setup.exe thành setup.exe_ rồi dặn người nhận đổi tên lại sau khi tải về.

5.4.3. Sự cố Hòm thư bị đầy (Quota Exceeded)

  • Hiện tượng:

    • Người khác gửi thư cho bạn thì bị trả lại (Bounce back) với thông báo “Mailbox is full”.

    • Outlook báo lỗi liên tục ở góc màn hình.

  • Phân tích: Mỗi tài khoản mail được cấp một dung lượng nhất định trên Server (Ví dụ: 2GB cho mail công ty, 15GB cho Gmail). Khi dùng giao thức IMAP, mail nằm cả trên Server lẫn máy tính. Khi Server đầy, bạn không thể nhận thêm thư mới.

  • Giải pháp sai lầm: Xóa mail trên máy tính -> Mất dữ liệu vĩnh viễn.

  • Giải pháp đúng (Archiving – Lưu trữ cục bộ):

    • Sử dụng tính năng Archive của Outlook.

    • Cơ chế: Outlook sẽ di chuyển các email cũ (ví dụ trước năm 2023) từ Server về một file .pst nằm riêng trên ổ cứng máy tính.

    • Kết quả: Server được giải phóng dung lượng (trống chỗ để nhận thư mới), còn email cũ vẫn xem được trên máy tính ở mục “Archives”.

    • Thao tác: Vào File -> Tools -> Clean Up Old Items (hoặc Archive).

5.4.4. Sự cố Thư vào mục Spam/Junk (False Positive)

  • Hiện tượng: Thư quan trọng từ đối tác/sếp bị Outlook ném vào thùng rác (Junk Email).

  • Phân tích: Bộ lọc thư rác (Spam Filter) hoạt động dựa trên điểm số uy tín. Nếu thư chứa quá nhiều link lạ, từ khóa quảng cáo, hoặc gửi từ IP lạ, nó sẽ bị nghi ngờ. Đôi khi bộ lọc “bắt nhầm người tốt” (False Positive).

  • Giải pháp (Whitelist):

    • Chuột phải vào email bị bắt nhầm -> Chọn Junk -> Chọn Never Block Sender (Không bao giờ chặn người này).

    • Thêm địa chỉ đó vào danh sách tin cậy: Safe Senders List.

3. Bài tập thực hành (3 giờ)

Bài tập 5.1: Cấu hình Gmail vào Outlook (Sử dụng App Password)

  • Tình huống: Nhân viên mới vào công ty, cần cài mail công ty (nền tảng Gmail) vào Outlook để làm việc.

  • Yêu cầu:

    1. Đăng nhập Webmail, bật xác thực 2 bước (2FA).

    2. Tạo “Mật khẩu ứng dụng” cho Outlook.

    3. Mở Outlook, chọn cấu hình thủ công (Manual Setup).

    4. Nhập thông số IMAP (imap.gmail.com, Port 993) và SMTP (smtp.gmail.com, Port 465/587).

    5. Dán mật khẩu ứng dụng vào ô Password.

Bài tập 5.2: Sao lưu và Phục hồi Email (Backup/Restore)

  • Tình huống: Máy tính của sếp bị chậm, cần cài lại Windows. Sếp yêu cầu: “Không được mất cái mail nào trong 5 năm qua”.

  • Quy trình thực hiện:

    1. Backup: Vào File → Open & Export → Import/Export → Chọn Export to a file → Chọn .pst → Chọn toàn bộ hòm thư → Lưu ra ổ D hoặc USB.

    2. Giả lập cài lại máy: Xóa Profile trong Outlook (Mail Profile).

    3. Restore: Tạo Profile mới, sau đó dùng chức năng Import from another program or file để nạp lại file .pst vừa lưu. Kiểm tra xem thư cũ đã về đủ chưa.

Bài tập 5.3: Xử lý lỗi kẹt thư (Troubleshooting SMTP)

  • Tình huống: Giáo viên cố tình chỉnh sai Port SMTP thành 25 (trong khi mạng chặn port này). Học viên bấm gửi thư, thư nằm kẹt ở Outbox và báo lỗi kết nối.

  • Yêu cầu: Học viên đọc mã lỗi (Error Code), vào cài đặt tài khoản (Account Settings) → More Settings → Tab Advanced → Đổi Port SMTP về 587 và chọn mã hóa TLS.

Bài tập 5.4: Thực hiện các câu sau đây

1. Lỗi Google Chrome không vào được Gmail

  • Giải thích: Thường do bộ nhớ đệm (Cache) bị lỗi, xung đột dữ liệu cũ hoặc trình duyệt bị chặn bởi tường lửa.

  • Khắc phục: Xóa lịch sử duyệt web và Cache.

    • Bước 1: Mở Chrome, nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Delete.

    • Bước 2: Tại mục Phạm vi thời gian (Time range), chọn Từ trước đến nay (All time).

    • Bước 3: Tích chọn vào ô Cookie và các dữ liệu trang web khác và Tệp và hình ảnh được lưu trong bộ nhớ đệm.

    • Bước 4: Nhấn nút Xóa dữ liệu (Clear data).

    • Bước 5: Tắt Chrome và mở lại, thử truy cập Gmail.

2. Chrome không mở được do lỗi Extension (Tiện ích mở rộng)

  • Giải thích: Một tiện ích cài thêm bị lỗi code hoặc xung đột với phiên bản Chrome hiện tại khiến trình duyệt không thể khởi động.

  • Khắc phục: Tắt tiện ích từ bên ngoài (khi không mở được Chrome).

    • Bước 1: Nhấp chuột phải vào biểu tượng Google Chrome trên màn hình Desktop -> chọn Properties.

    • Bước 2: Chọn thẻ Shortcut.

    • Bước 3: Tại ô Target, di chuyển con trỏ xuống cuối dòng, bấm dấu cách (Space) một cái rồi gõ thêm dòng lệnh: --disable-extensions

    • Bước 4: Nhấn Apply -> OK.

    • Bước 5: Mở lại Chrome (lúc này toàn bộ tiện ích đã bị vô hiệu hóa), sau đó vào xóa tiện ích gây lỗi đi.

3. Lỗi Chrome bị treo, đơ

  • Giải thích: Do mở quá nhiều tab (thẻ) cùng lúc khiến máy hết RAM, hoặc một trang web chứa mã độc chạy ngầm.

  • Khắc phục:

    • Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Shift + Esc để mở Task Manager của Chrome.

    • Bước 2: Tìm dòng nào chiếm nhiều dung lượng bộ nhớ (Memory) hoặc CPU nhất.

    • Bước 3: Chọn dòng đó và nhấn nút Kết thúc quá trình (End Process).

4. Lỗi Chrome không vào được mạng (Trong khi các trình duyệt khác vẫn vào được)

  • Giải thích: Thường do thiết lập Proxy bị sai hoặc tường lửa chặn Chrome.

  • Khắc phục: Tắt Proxy hệ thống.

    • Bước 1: Trên Chrome, bấm vào dấu 3 chấm góc phải -> chọn Cài đặt (Settings).

    • Bước 2: Chọn mục Hệ thống (System) -> chọn Mở cài đặt proxy máy tính của bạn.

    • Bước 3: Tại cửa sổ Windows hiện ra, chuyển mục Use a proxy server sang trạng thái Off.

5. Lỗi Google Chrome Has Crashed. Relaunch Now?

  • Giải thích: Hồ sơ người dùng (User Profile) hiện tại bị hỏng (corrupt).

  • Khắc phục: Tạo hồ sơ người dùng mới.

    • Bước 1: Tại giao diện Chrome, nhấn vào biểu tượng Avatar (hình đại diện) nhỏ ở góc trên bên phải (cạnh dấu 3 chấm).

    • Bước 2: Chọn Thêm (Add) để tạo một người dùng mới.

    • Bước 3: Tiếp tục thiết lập hồ sơ mới. Nếu hồ sơ mới chạy ổn định, hãy xóa hồ sơ cũ đi.

6. Lỗi trình duyệt tự động tải Video và Nhạc

  • Giải thích: Do cài đặt trang web cho phép tự động tải xuống hoặc do người dùng vô tình cấp quyền cho các trang web quảng cáo.

  • Khắc phục: Chặn tải xuống tự động.

    • Bước 1: Vào Cài đặt (Settings) -> Quyền riêng tư và bảo mật (Privacy and security) -> Cài đặt trang web (Site Settings).

    • Bước 2: Kéo xuống tìm mục Các chế độ cài đặt nội dung khác -> chọn Tự động tải xuống (Automatic downloads).

    • Bước 3: Chọn chế độ Không cho phép các trang web tự động tải tệp xuống.

7. Lỗi Chrome Has Stopped Working

  • Giải thích: Đây là lỗi hệ thống nghiêm trọng, có thể do file cài đặt Chrome bị mất, bị virus ăn, hoặc xung đột phần mềm trong Windows.

  • Khắc phục: Cài đặt lại sạch sẽ (Clean Install).

    • Bước 1: Vào Control Panel -> Gỡ bỏ Google Chrome.

    • Bước 2: Vào ổ C, xóa thư mục dữ liệu của Chrome theo đường dẫn: C:\Users\[Tên_User]\AppData\Local\Google\Chrome.

    • Bước 3: Tải bộ cài Chrome mới nhất từ trang chủ và cài đặt lại.

8. Lỗi Chrome không vào được Facebook

  • Giải thích: Thường do lỗi phân giải tên miền (DNS) từ nhà mạng.

  • Khắc phục: Đổi DNS sang Google DNS.

    • Bước 1: Nhấn chuột phải vào biểu tượng mạng ở góc phải màn hình -> chọn Open Network & Internet settings.

    • Bước 2: Chọn Change adapter options.

    • Bước 3: Chuột phải vào mạng đang dùng -> chọn Properties.

    • Bước 4: Nhấp đúp vào dòng Internet Protocol Version 4 (TCP/IPv4).

    • Bước 5: Chọn dòng Use the following DNS server addresses và điền:

      • Preferred DNS server: 8 . 8 . 8 . 8

      • Alternate DNS server: 8 . 8 . 4 . 4

    • Bước 6: Nhấn OK -> OK.

9. Hãy cài đặt email trên Outlook Mail Client

  • Mục tiêu: Giúp quản lý mail offline, nhận thông báo nhanh hơn trình duyệt web.

  • Chuẩn bị: Cần có tài khoản Email (Gmail/Yahoo/Mail công ty) và Mật khẩu ứng dụng (nếu dùng Gmail bảo mật 2 lớp).

  • Hướng dẫn thao tác (Trên Outlook 2016/2019/365):

    • Bước 1: Mở phần mềm Outlook.

    • Bước 2: Nếu mở lần đầu, bảng Add Account sẽ hiện ra. Nếu đang dùng rồi muốn thêm mail mới, vào File -> chọn Add Account.

    • Bước 3: Nhập địa chỉ Email của bạn vào ô trống -> Chọn Connect.

    • Bước 4: Chọn loại tài khoản (thường chọn IMAP để đồng bộ thư trên cả điện thoại và máy tính, hoặc POP nếu chỉ muốn lưu thư trên máy tính này).

    • Bước 5: Nhập Mật khẩu Email -> Nhấn Connect.

      • (Lưu ý: Với Gmail, nếu bạn bật bảo mật 2 lớp, bạn không nhập mật khẩu đăng nhập bình thường mà phải nhập “Mật khẩu ứng dụng” được tạo trong phần cài đặt tài khoản Google).

    • Bước 6: Đợi quá trình kiểm tra hoàn tất -> Nhấn Done (Hoàn thành).

4. Câu hỏi ôn tập

  • Câu 1: Tại sao nên dùng giao thức IMAP thay vì POP3 cho người dùng văn phòng hiện đại?

    • Phân tích & Trả lời: Người dùng hiện đại thường check mail trên cả điện thoại và máy tính. IMAP giúp đồng bộ hóa dữ liệu. Nếu dùng POP3, mail tải về máy tính sẽ biến mất trên điện thoại, gây gián đoạn công việc.

  • Câu 2: File .pst dùng để làm gì? Nằm ở đâu?

    • Trả lời: .pst (Personal Storage Table) là file chứa toàn bộ dữ liệu (Email, Lịch, Danh bạ) của Outlook. Nó thường nằm trong Documents\Outlook Files. Đây là file quan trọng nhất cần sao lưu (copy) khi cài lại máy.

  • Câu 3: App Password (Mật khẩu ứng dụng) khác gì mật khẩu đăng nhập web?

    • Trả lời: Mật khẩu web dùng để đăng nhập trên trình duyệt. Mật khẩu ứng dụng là một chuỗi ký tự ngẫu nhiên dùng riêng cho các phần mềm (như Outlook) để vượt qua lớp bảo mật 2FA mà không cần mã OTP.